Vila Velha de Rodão: Câmara é a 1ª do distrito a implementar a Desmaterialização de Processos

A Câmara Municipal de Vila Velha de Ródão tem vindo a desenvolver, desde Outubro 2014 todo o sistema de Reengenharia e Desmaterialização de Processos na autarquia.

A Câmara Municipal de Vila Velha de Ródão tem vindo a desenvolver, desde Outubro 2014 todo o sistema de Reengenharia e Desmaterialização de Processos na autarquia.

Tratando-se de uma iniciativa algo complexa, pois termina-se com a circulação dos documentos em papel e informatiza-se todos os circuitos de documentação, a autarquia orgulha-se de ter conseguido implementar este processo de forma célere em tempo record, refere o comunicado a que o Diário Digital teve acesso.

Desde setembro de 2015, que todos os sectores da autarquia, nomeadamente, os serviços da escola que dependem da Câmara Municipal, estão em rede e em consonância com este sistema de gestão da informação.

A informatização das autarquias é, hoje, algo de inadiável para que estas respondam de forma mais positiva às solicitações de todos os munícipes. Neste sentido, a Câmara Municipal, pôs em prática uma estratégia de gestão informática clara e inovadora, adaptada às necessidades da autarquia, permitindo a fluidez e a qualidade da informação, tendo conta a relação custo/ benefício, e ao mesmo tempo garantir a sua eficácia. Para prosseguir esta estratégia foram definidos investimentos, que além de se complementarem mutuamente, permitiram o desenvolvimento de um Sistema de Gestão Integrado, promovendo o aumento da eficiência e estimulando a reengenharia de processos, potenciando o Processo de Modernização da Administração Pública.

A Câmara adotou o sistema de gestão documental (SIGMADoc) para gerir globalmente o ciclo de vida dos documentos produzidos e manipulados pela Câmara; guardar, localizar e imediatamente disponibilizar um documento, quando necessário e em qualquer parte, de acordo com regras de acesso; integrar conteúdos documentais com informação existente nas aplicações SIGMA; aumentar a eficiência e eficácia dos processos através da circulação e acesso eletrónico aos conteúdos documentais; reduzir custos, através da desmaterialização de suportes físicos tradicionais; operacionalização de todas as funcionalidades críticas em termos de registo, indexação e pesquisa de toda a documentação entrada/saída e produzida internamente na autarquia.

Neste momento, a Câmara Municipal é capaz de controlar todos os fluxos associados à circulação dos documentos dentro da organização e promover a implementação de mecanismos de workflow nas diferentes aplicações, com a possibilidade de pré-definir fluxos de documentos, controlar tempos por etapa e assegurar a geração automática de alertas.

Com esta nova aplicação, facilitou-se a melhoria do desempenho dos trabalhadores, foi diminuído o tempo de execução das tarefa e de atendimento e reduziu-se o custo dos processos, aumentando ao mesmo tempo a qualidade dos serviços oferecidos através da automatização do fluxo de trabalhos associados aos documentos e à informação.