As vantagens e desvantagens de uma caixa de e-mail compartilhada

Se a sua caixa de e-mail está sempre perto de atingir o limite este artigo é para si. A gestão do fluxo de mensagens recebidas no correio eletrónico pode ser um desafio diário e conduzir à perda de informações importantes.

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  • Publicado: 2021-11-26 12:38
  • Autor: Diário Digital Castelo Branco

Muitas empresas e colaboradores enfrentam sérias dificuldades na criação e otimização deste tipo de processos. 

Como parte integrante da solução destas questões, são cada vez mais as empresas que apostam na utilização das caixas de e-mail compartilhadas. Mas o que são estas caixas de e-mail compartilhadas? Trata-se de uma caixa de correio eletrónico igual a qualquer outra, no entanto, esta não funciona como uma caixa principal para nenhum dos seus utilizadores. Serviços como o Crisp oferecem este tipo de automatização. É um método utilizado frequentemente em ambiente corporativo, pois é uma forma fácil de monitorizar informações e de responder a e-mails em simultâneo. 

Até há poucos anos considerar um serviço otimizado desta forma era quase impossível. A evolução técnica e a nível de programação permitiu este tipo claro de otimização. Implementar este sistema promove o aumento da produtividade, sobretudo porque não utiliza tanto tempo a filtrar os vários e-mails que lhe costumam “entupir” a caixa de correio eletrónico. Ou seja, economiza tempo, reduz os erros humanos de digitalização e otimiza de forma clara o tempo de resposta. As caixas de e-mails compartilhadas também garantem a consistência na voz da marca e resolvem os ruídos de comunicação, delegando tarefas e facilitando a troca de mensagens entre os seus integrantes. Proporciona uma gestão mais rápida e eficiente. Porém, nem tudo são vantagens. 

Se já usa uma caixa de e-mail compartilhada e está a sentir ainda algumas limitações - tais como, a impossibilidade de adicionar um endereço público ou qualquer pessoa de fora da empresa e o custo do serviço, saiba que pode experimentar a caixa de e-mail compartilhada de alguns serviços. Existem plataformas direcionadas para os serviços de apoio ao cliente, marketing e vendas, que oferecem um “software” de gestão de e-mail compartilhado para empresas com uma modalidade gratuita e ao alcance de qualquer um. Isto é, além de facilitarem a gestão diária, também não pesam na carteira. Para uma primeira abordagem, e se os custos operacionais podem ser um problema, esta é uma opção a considerar.

Este tipo de ferramentas facilita a centralização de todas as mensagens de todas as redes e serviços. Assim, o pedido multicanal – que antes não era viável - deixou de ser um problema, visto que estes serviços permitem a ligação entre as várias plataformas. É possível ainda centralizar as questões dos seus clientes e compartilhar dados de forma instantânea, automatizando os lembretes, notas e respectivas respostas através de modelos já disponíveis. A capacidade destas plataformas permite, sem dúvida, a otimização do serviço e da oferta sendo crucial na otimização de custos. 

Assim, e com o “software” de caixa compartilhada é possível enviar mensagens de voz – a aposta surgiu na sequência de alguns estudos que concluíram que os clientes têm uma maior propensão para interagir com uma voz humana do que através de e-mails ou de chatbots. 

O processo de criação de uma caixa de e-mail deste género é simples e rápido: basta redirecionar os seus e-mails genéricos para a caixa de entrada compartilhada.  Durante o processo de implementação do serviço é necessário prestar atenção às permissões que faculta aos usuários intervenientes. Ao mesmo tempo, é também importante implementar várias etiquetas/tópicos, criar “templates” e estabelecer filtros para automatizar determinadas tarefas.  

São centenas de milhares as marcas que já utilizam este tipo de serviços para trabalhar a comunicação com os seus clientes, onde a missão é, essencialmente, construir e desenvolver bons relacionamentos.

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